Você sabia que, no Brasil, há mais de 2,283 milhões de emissores de NFe? E mais: desde a implantação da modalidade de nota, em 2006, mais de 39,14 bilhões de comprovativos de transações foram emitidos. Diante de números tão impactantes, a pergunta que fica é: quantos deles usaram softwares de emissão de nota fiscal para simplificar o processo?
Os dados acima, retirados do portal do Ministério da Fazenda, evidenciam a alta demanda de emissões de notas fiscais, o que, consequentemente, mostra um mercado aquecido em termos de consumo.
Diante de um cenário como este, muitas empresas que oferecem serviços recorrentes adotaram a modalidade de cobrança periódica ou por meio de assinaturas, como fazem gigantes como a Netflix, o Deezer e o Spotify.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Grande parte dessa evolução econômica se dá pelas facilidades que a internet proporciona, como o uso de softwares para emissão de NFE, por exemplo. Se esses serviços fossem feitos manualmente, o trabalho que as empresas teriam para acompanhar cada cobrança seria cansativo e suscetível a muitas confusões.
Seu negócio se enquadra nesta categoria? Você tem dúvidas sobre como oferecer notas fiscais recorrentes para um fluxo cada vez mais rápido de consumidores?
Veja, neste artigo, todas as vantagens de usar um software para emissão de NFE e revolucione o seu processo de cobrança!
O que é um software para emissão de nota fiscal?
O software para emissão de nota fiscal é um programa que ajuda a gerar, compartilhar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos emitidos nas transações comerciais. Seu objetivo é facilitar o processo burocrático de geração do comprovativo ao mesmo tempo em que simplifica a prestação de contas para os órgãos fiscalizadores.
Em resumo, com a ajuda de um software fiscal, você cumpre com a obrigatoriedade de emissão do documento, que comprova a existência de uma relação de compra e venda, e em paralelo, se mantém em conformidade com as leis e normas reguladoras do seu setor no que tange ao pagamento de taxas e impostos.
Quem pode usar o software para emissão de notas fiscais?
Qualquer tipo de empresa pode usar um software para emissão de notas fiscais, incluindo MEI (Microempreendedor Individual), ME (Microempresa), empresa ou sociedade limitada (LTDA), Empresa de Pequeno Porte (EPP) etc.
Seja qual for o porte, o modelo e o core business do negócio, contar com o suporte de um sistema para emissão e gerenciamento de documentos fiscais pode ajudar a manter as finanças da empresa organizadas e facilitar a gestão de tributos e obrigações fiscais sem que seja necessário acumular papéis e documentos impressos em grande quantidade.
Veja também: Como emitir as notas fiscais de venda em um marketplace?
Vantagens de usar um software para emissão de NFE em pagamentos recorrentes
Como a organização precisa ser o requisito primordial para quem quer ver sua empresa crescer, é sempre bom manter as notas fiscais organizadas e guardadas para possíveis averiguações.
Para facilitar o processo, o mercado disponibiliza diferentes opções de softwares para emissão de NFE e gerenciamento on-line da documentação.
Mas será que vale mesmo a pena investir na automação da gestão de notas fiscais? Nós dizemos que SIM.
1 – Automatização do processo burocrático
Imagine sua loja, física ou virtual, tendo que emitir todo mês, a um único cliente, uma nota de apenas R$9,90? Agora, imagine fazer manualmente esse registro considerando os seus milhares de outros clientes?
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Um processo como este leva tempo, dá trabalho, precisa de dedicação e concentração para checar cada valor taxado e informado na nota, além de calcular todos os impostos e cobranças que compõem a cobrança da compra. Ufa! Dá trabalho, não é mesmo?
A boa notícia é que é possível automatizar esse complexo serviço por meio de um software para emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
Dessa forma, com o processo burocrático de geração do documento por conta do sistema, você tem mais tempo para realizar outros afazeres fiscais ainda mais complexos e trabalhar em tarefas que requeiram mais tempo e dedicação.
2 – Ganho de tempo
Outro motivo para usar um software para emissão de NFe é o tempo que a emissão dos documentos leva no site da prefeitura da sua região.
Normalmente, o processo leva, em média, um minuto e meio. Já em uma emissão automática, a nota sai em 5 segundos. Com a economia de tempo, sua empresa pode apresentar um faturamento até maior do que se dedicasse mais tempo para fazer cada etapa manualmente.
3 – Relação Salário x Preço de emissão automática
Pense no valor pago a um funcionário para realizar o serviço de cobrança recorrente. O salário pago é cerca de R$8,50 por cada hora trabalhada — grande parte dessas horas gastas com a burocracia da emissão de notas fiscais.
Já o preço de emissão automática, com um software para emissão de Nota Fiscal Eletrônica, ao contrário, é fixo (ou seja, você sabe o quanto vai pagar mensalmente para usar os serviços) e permite a emissão de um número elevado de documentos, o que potencializa a relação custo-benefício.
A única ressalva, neste caso, diz respeito à necessidade de pausar a emissão para aperfeiçoar ou atualizar o sistema, ou, ainda, solucionar algum bug ou imprevisto da ferramenta.
Em todo caso, manutenções e atualizações podem ser previamente agendadas, reduzindo as chances de causar prejuízos ao processo rotineiro da empresa.
4- Identificação das notas fiscais
Um software para emissão de NFe e gestão on-line pode organizar de modo mais fácil e prático qualquer cobrança ou pagamento recorrente, bem como contratos por assinaturas (como é o caso de empresas como a Netflix e Spotify e SaaS).
Com a ferramenta, é possível ter mais controle sobre a emissão dos documentos, o que facilita a identificação de cada nota ou documento, bem como sua conferência e checagem.
5- Fiscalização do governo
Por falar em checagem…órgãos responsáveis, como a SEFAZ e as prefeituras locais, fazem fiscalizações das notas fiscais emitidas por meio de assinaturas digitais.
Tais assinaturas são uma forma de autorização do funcionamento da empresa, de controle fiscal durante as transações feitas e de detecção de possíveis falhas.
Quando um sistema é o responsável pela emissão das notas, todas as assinaturas digitais são disponibilizadas para conferência e vistoria de forma ordenada e simplificada.
6- Serviços financeiros otimizados
Um planejamento detalhado dos serviços financeiros é fundamental para identificar e gerenciar o capital direcionado para impostos, compra de materiais ou demanda de produtos, mensuração de vendas e fluxo de público.
Com um software para emissão de NFE, sua empresa consegue gerar relatórios mais precisos e detalhados com informações importantes sobre a rotina diária da empresa.
7- Armazenamento das notas fiscais
Algumas empresas têm dificuldade em guardar todas as notas, enfrentando obstáculos como avarias, ação do tempo e até a perda ou extravio dos documentos.
Além de gerar economia, o software para emissão de NFE e gestão eletrônica trabalha com sistemas aperfeiçoados de armazenamento — as famosas “nuvens”.
Tais espaços, que funcionam com base em informações adicionadas com o auxílio de servidores de internet, conseguem guardar um número maior de notas sem risco de perdas de documentos ou de dados necessários.
De igual maneira, o recurso evita preocupações com contratação de profissionais para fazer o trabalho.
8- Conectividade
Quando se automatiza um serviço como a emissão de NF por meio de um software, seu acesso pode ser feito diretamente nas máquinas da empresa ou por algum outro dispositivo móvel, como um smartphone, um tablet ou notebook.
Não há preocupação sobre a localização desses documentos, pois todos estão arquivados em um único lugar.
Além de fácil localização, a automatização viabiliza o monitoramento de todas as movimentações financeiras da empresa, auxiliando na construção de estratégias e na identificação de problemas ou gaps a solucionar.
Por onde começar?
Com todas as vantagens listadas acima, é preciso saber como começar a automatizar o serviço.
Há muitos softwares para gestão e emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NFe e NFSe) no mercado. Assim como pontuamos anteriormente, tais sistemas são pagos, porém, podem ser adquiridos com custos reduzidos. Além disso, oferecem recursos complementares que ajudam a empresa a ser mais eficiente.
Então, vale a pena usar softwares para emissão de nota fiscal?
Sim, vale a pena usar softwares para emissão de nota fiscal. Entretanto, é essencial que você avalie a atual situação da sua empresa para se certificar de que este é o momento certo para a contratação do serviço.
Se, por exemplo, a sua empresa ainda tem um número pequeno de vendas, pode fazer sentido continuar a fazer o serviço manualmente. Caso a sua empresa tenha alguém qualificado para fazer a tarefa e o custo pelo trabalho saia barato, também faz sentido permanecer assim.
Agora, se o negócio apresenta um número crescente de vendas, tem um fluxo considerável de público e despesas grandes para pagamentos de funcionários responsáveis pela tarefa, é hora de começar a pensar na automatização com o uso de um software para emissão de NFE.
Se você ainda está na dúvida sobre as vantagens do software, lembre-se de que, com o processo manual:
- é preciso ter tempo disponível para dedicar à emissão de notas;
- há riscos de erros humanos no momento dos cálculos de impostos e taxas;
- pode haver problemas para armazenar um número grande de notas;
- os documentos emitidos podem sofrer avarias ou extravios;
- o gerenciamento da atividade demanda conhecimentos aprofundados;
- é preciso ter uma organização exemplar para fazer a emissão constante e progressiva das notas.
E aí, se convenceu de que um software para emissão de nota fiscal pode facilitar a sua rotina? Então siga em frente para entender como escolher o melhor.
Como escolher um programa de emissão de nota fiscal?
Para escolher o melhor software para emissão de nota fiscal, considere os seguintes aspectos:
- preço;
- usabilidade;
- disponibilidade de recursos adicionais;
- acesso ao suporte;
- integração com plugins.
1 – Preço
Para escolher o seu sistema de emissão de nota fiscal, compare os preços das soluções oferecidas no mercado.
Não deixe, porém, de checar as funcionalidades oferecidas em cada plano, para se certificar de que há uma boa relação custo-benefício. Nem sempre o plano mais barato é aquele que melhor se adequa às demandas do seu negócio.
2 – Usabilidade
Outro aspecto primordial para a escolha do melhor software fiscal é a usabilidade, ou seja, a facilidade de visualização e uso das ferramentas disponíveis.
O sistema da NFe.io, por exemplo, oferece um dashboard completo, que permite o acompanhamento do crescimento da sua empresa mês a mês, com um relatório direto e simples. A ferramenta também permite o monitoramento do processamento através do sistema de emissão de notas fiscais, inclusive, apontando o motivo da recusa no painel de controle, quando ocorre.
3 – Disponibilidade de recursos adicionais
Um bom sistema de emissão de NFs oferece recursos adicionais complementares, como um serviço de backup de NFe, o envio automático do documento via e-mail para os clientes, calculadoras de impostos, gestão multiempresas (funcionalidade perfeita para gestores de franquias, por exemplo), e mais.
4 – Acesso ao suporte
Já imaginou contratar um software para emissão de nota fiscal, se deparar com um problema e não conseguir solucioná-lo por indisponibilidade do suporte?
Para evitar que um pesadelo como este se torne real, verifique as condições oferecidas pela empresa antes de fechar negócio, assegurando que suas dúvidas e demandas sejam atendidas em tempo hábil.
5 – Integração
Por fim, entenda de que forma o sistema pode ser integrado com as soluções já usadas na sua empresa. Dessa forma, a ferramenta atua como um upgrade do processo, sem substituir por completo práticas já consolidadas na rotina da empresa.
Para te ajudar a entender algumas possibilidades de integração, veja o que a NFE.io oferece:
- integração com Plugins: para notas fiscais de serviço, você pode realizar a integração diretamente com plugins de pagamento;
- integração com API de Nota Fiscal: para nota fiscal de produto (API NFe), consumidor (API NFCe) ou serviço (API NFSe) você conta com a API para realizar a integração junto aos seus desenvolvedores;
- integração com Excel (planilhas): caso você ainda não tenha um sistema para realizar as emissões automáticas, você pode realizar a emissão em massa por meio de uma planilha em excel ou Google Sheets.
Qual é o melhor programa para emitir nota fiscal?
Como você viu ao longo deste artigo, existem diferentes softwares para emissão de nota fiscal no mercado. O melhor é aquele que oferece um custo-benefício adequado às demandas e ao orçamento disponível na sua empresa.
Se está com dúvida sobre qual sistema escolher, aqui vai a nossa dica: a NFE.io reduz o tempo e a complexidade gasta com emissão de notas fiscais e consulta de dados, te ajudando a ganhar performance, tempo e dinheiro.
Foque no seu negócio e deixe com a gente toda burocracia de comunicação com o governo. Afinal, somos especialistas em descomplicar.
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