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Para que serve Nota Fiscal? É obrigatória?

Saiba a importância do documento e entenda de uma vez por todas para que serve nota fiscal

Gabriel MarquezGabriel Marquez

Apesar de alguns sistemas e procedimentos terem sido adaptados para o meio digital ainda na década de 1990, foi somente em 2005 que a extensão da digitalização para o meio contábil se consolidou: foi nesse ano que a nota fiscal eletrônica passou a ser autorizada pelo governo brasileiro.

A importância do documento, no entanto, ainda é desconhecida por muita gente, que se pergunta para que serve nota fiscal e ainda possui dúvidas sobre o processo de emissão.

A nota fiscal é uma constante universal no âmbito dos negócios e faz parte burocrática de empresas de todos os portes. Entender qual a sua necessidade, assim como as peculiaridades que a caracterizam, é uma obrigação de todos os empreendedores e dos consumidores que recebem esse documento.

Pensando nisso, respondemos algumas perguntas essenciais para quem quer entender melhor sobre esse assunto. Confira!

Veja também: O que é emissão de Nota Fiscal? Saiba tudo

Nota Fiscal: utilidade e uso deste documento

Pra ajudar você a entender rapidamente para que serve a Nota Fiscal, criamos este guia prático de referências rápidas.

Leia com atenção e tire todas as suas dúvidas.

Para que serve nota fiscal?

A nota fiscal é um documento comprobatório de todas as trocas comerciais, que tem como intuito de oficializar as transações e controlar o recolhimento de impostos.

Ao considerar isso pensando para que serve a nota fiscal, é possível perceber que ela possibilita o controle dos balanços econômicos tanto da empresa em si, já que ela indica quanto de dinheiro entrou e saiu do caixa, quanto a nível mais geral, pois os dados das notas fiscais são controlados por órgãos oficiais financeiros.

A nota fiscal também é uma forma de proteção do consumidor, já que ela garante os direitos de reclamação e troca.

Quando um produto apresenta algum tipo de problema ou algo relacionado à transação precisa ser contestado, a apresentação da nota fiscal é obrigatória.

A função comprobatória para que serve a nota fiscal, portanto, é uma vantagem para o consumidor, e não só uma formalidade fiscal que deve ser cumprida pela empresa emissora.

Veja mais: Confira as vantagens de um gerenciador de nota fiscal eletrônica

A emissão de nota fiscal é obrigatória?

Como dissemos, a nota fiscal é o documento através do qual a Receita Federal calcula a quantidade de dinheiro movimentada com trocas comerciais.

Quando uma transação é realizada sem a emissão de nota fiscal, conclui-se que ela não está sendo informada ao governo e aos órgãos de fiscalização, o que configura sonegação de impostos.

Por isso, a emissão de nota fiscal é sim obrigatória.

A taxação de impostos depende muito da modalidade na qual a empresa que faz a emissão está inserida.

Por isso, é preciso sempre estar atento a esse detalhe para poder calcular a alíquota. No entanto, independentemente desse dado e do valor total da nota fiscal, a emissão é obrigatória.

O que deve constar na nota fiscal?

A legislação que regulamenta a emissão de notas fiscais é estadual. Isso significa que alguns detalhes podem variar um local para outro, mas a estrutura básica de um documento fiscal costuma ser a mesma – afinal de contas, o fim para que serve a nota fiscal precisa de dados comuns e que não podem variar muito.

Os dados que devem aparecer obrigatoriamente na nota fiscal são o nome da empresa, seu CNPJ, o endereço da empresa, a data da transação, a descrição e o valor total dos bens e/ou serviços envolvidos.

Ao contrário do que muita gente pensa, nota e cupom fiscal não são a mesma coisa. Embora ambos tenham o mesmo significado para os órgãos regulamentadores – ou seja, os dois permitem o registro da transação e a taxação da troca -, o que muda é a relação para com o cliente.

O cupom pode ter uma versão mais resumida dos dados e, portanto, não necessariamente é aceita na hora de trocas ou devoluções de mercadorias.

Confira: Como emitir as notas fiscais de venda em um marketplace?

Qual a diferença entre nota fiscal e nota fiscal eletrônica?

A regulamentação da nota fiscal eletrônica (NFe) foi feita a nível nacional em 2005, mas cabe a cada estado implementá-la oficialmente. Em alguns locais, como no Estado de São Paulo, a NFe não só é autorizada, mas também obrigatória por parte das empresas.

A implementação faz parte do conjunto de ações do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que tem como objetivo tornar eletrônicos todos os documentos oficiais do país.

Ou seja: a nota fiscal eletrônica é uma realidade que, em breve, vai ser tornar a única possível em todas as empresas do país. Por isso, quanto mais rapidamente ela for inserida, mais avançada e modernizada estará a empresa.

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